Aumentare i pazienti con WhatsApp a zero Euro (o quasi)

Nel seguente articolo, esploreremo una metodologia molto efficace e già testata in campo medico per aumentare i pazienti con WhatsApp, con costi prossimi allo zero.

Questa strategia di generazione di lead tramite WhatsApp è molto semplice, mantiene i costi al minimo e soprattutto massimizza l’utilizzo delle risorse preesistenti del centro medico o del professionista medico.

Partiamo dall’assunto che il nostro cliente era già in possesso di:

• Campagne Google Ads
• Campagne Lead Ads su Meta Ads (Facebook e Instagram)
• Pagine di destinazione dedicate a due promozioni specifiche
• Strumento Spoki per l’automazione di account WhatsApp Business

Nei prossimi paragrafi, esamineremo come sviluppare questa strategia e sfruttare alcuni strumenti gratuiti, che, sebbene abbiano alcune limitazioni, possono essere configurati in modo creativo per un utilizzo a lungo termine nella loro versione gratuita.

Strategia di Generazione Lead con WhatsApp: obiettivo “aumentare i pazienti”

Il cliente (settore sanitario, come anticipato) aveva l’esigenza di risparmiare tempo nella gestione dei lead e automatizzare il contatto iniziale.

Un’altra sfida consisteva nel gestire 4 diversi punti di contatto con i pazienti in un’area geografica non troppo ampia, senza conoscere la preferenza del potenziale paziente rispetto a quale ambulatorio o centro medico avrebbe preferito.

L’obiettivo era generare nuovi contatti per due servizi medici diversi offerti nei 4 centri medici. Semplicemente aumentare i pazienti riempiendo le agende dei vari centri medici.

Per questo, abbiamo creato pagine di destinazione dedicate per ciascun servizio promosso e avviato campagne Google Ads e Social Ads geolocalizzate nelle aree di maggiore interesse e concorrenza.

Con queste attività ben avviate, abbiamo ideato soluzioni per accelerare il primo contatto con i vari utenti, sfruttando WhatsApp Business.

Perché usare WhatsApp per generare nuovi contatti e aumentare i pazienti effettivi

Secondo i dati del 2023 sull’utilizzo di internet, social e dispositivi, in Italia ci sono oltre 50 milioni di utenti connessi su un totale di 59 milioni di persone.

La parola chiave “WhatsApp” è al 13° posto tra le più cercate su Google, e l’89% degli utenti italiani di internet utilizza l’app mensilmente. Inoltre, WhatsApp è la piattaforma social più utilizzata in assoluto.

Questo ci indica che la stragrande maggioranza del target del nostro cliente utilizza WhatsApp. In generale, il cliente conosce le preferenze dei propri clienti, e la maggior parte delle persone preferisce un primo contatto rapido tramite WhatsApp, rispetto alle chiamate telefoniche o ai messaggi SMS.

Al momento, abbiamo scelto di non utilizzare il marketing via email – troppo lento e più adatto agli e-commerce – preferendo sfruttare appieno le potenzialità dell’automazione attraverso App di messaggistica.

Implementazione dell’Automazione dei Lead con WhatsApp Business

Prima di tutto, è essenziale avere uno strumento che consenta di creare flussi automatici all’interno dell’account WhatsApp Business.

Dopo una ricerca online, abbiamo individuato Spoki come uno strumento che offre assistenza rapida per l’autonomia del cliente e costi basati sull’utilizzo effettivo.

Spoki funziona come un “telefono ricaricabile” e si paga in base all’utilizzo della piattaforma per inviare messaggi agli utenti. L’assistenza di Spoki ci ha guidato nella configurazione completa delle automazioni per la generazione di lead.

Configurazione delle Automazioni su WhatsApp tramite Strumenti Esterni

Essendo uno strumento esterno all’organizzazione, abbiamo collaborato con il team di Spoki per collegare tecnicamente il flusso di richieste ricevute dal centro medico.

Spoki offre numerose opzioni di integrazione con sistemi esterni come CRM, App di Google Workspace (Google Sheets), Zapier, IFTTT, consentendo una transizione agevole dalla gestione manuale dei lead alle automazioni offerte da Spoki.

Per questo caso specifico, abbiamo implementato un’automazione in questo modo:

• Acquisizione del lead dalla pagina di destinazione o dalle Lead Ads.
• Invio del primo messaggio di benvenuto su WhatsApp per chiedere al lead in quale centro desiderasse prenotare un appuntamento.
• Il messaggio contiene dei bottoni pratici che consentono all’utente di selezionare al volo il centro medico preferito.
• Invio del secondo messaggio per concordare giorni e orari per l’appuntamento.
• Chiusura dell’automazione.

Abbiamo utilizzato alcune soluzioni gratuite dalla nostra parte:

1. Elementor Forms GSheetConnector + Zapier per le richieste giunte sulle pagine di atterraggio, verso Spoki
2. LeadsBridge + Zapier per i potenziali pazienti arrivati dalle Lead Ads di Meta (Facebook e Instagram) verso Spoki
3. Per un volume inferiore a 100 lead al mese, gli strumenti gratuiti sono sufficienti per supportare la strategia. Offrono notifiche via email quando si avvicinano ai limiti di utilizzo, consentendo una transizione tempestiva a una versione a pagamento, che sarà ampiamente giustificata dal numero di lead ricevuti.

Il ruolo degli strumenti di marketing automation nella strategia per il centro medico

Abbiamo utilizzato queste automazioni per profilare correttamente gli utenti, preparandoci per campagne promozionali future. Ora conosciamo:

• Il centro medico preferito dal paziente e quindi l’area geografica dell’utente.
• L’interesse per un servizio specifico, dato che il cliente ha avviato diverse campagne per servizi distinti.
• In futuro, saremo in grado di inviare promozioni solo agli utenti di determinate aree geografiche o interessati a servizi specifici.

Reindirizzare i Lead verso l’Automazione di WhatsApp Business

L’autentica automazione è quando non devi fare nulla 😎

Ci siamo avvicinati molto a questa perfezione teorica.

Al momento, l’automazione di un’appuntamento automatico era difficile a causa della variazione nella durata del servizio. Tuttavia, era fondamentale reindirizzare automaticamente le richieste dei vari pazienti verso Spoki / WhatsApp Business.

Per quanto riguarda le landing page, Elementor Forms GSheetConnector, nella sua versione gratuita, ha permesso di raccogliere i contatti in un foglio di calcolo di Google.

Per le richieste provenienti dalle Lead Ads di Meta, abbiamo utilizzato il servizio gratuito LeadsBridge per rilevare automaticamente i lead e pubblicarli sullo stesso foglio di calcolo di Google, in un foglio separato.

Il risultato è un unico file di Google Sheets con fogli separati che raccolgono automaticamente tutte le richieste ricevute dai potenziali pazienti.

Da Google Sheets a Spoki, il passaggio è stato reso semplice grazie a Zapier.

Qualunque fosse la fonte del lead, Zapier elaborava il lead e lo caricava automaticamente su Spoki, avviando il flusso di automazione su WhatsApp Business.

Pianificare una Strategia di Automazione WhatsApp

Nella maggior parte dei casi, è fondamentale partire dalla sfida e sfruttare al massimo gli strumenti a disposizione. Piuttosto che fornire una ricetta specifica, riteniamo che sia essenziale comprendere come ragionare su ogni situazione.

Questo era un tipico caso di “collo di bottiglia” in cui una singola persona – il medico o la segreteria del centro medico o poliambulatorio – non poteva gestire da sola il flusso di lead.

Oltre al costo del personale, c’era un notevole impegno nella formazione di un nuovo collaboratore. Le richieste di appuntamento arrivavano in gran numero, e senza un sistema CRM, potevano passare diversi giorni prima di ricevere una risposta, il che porta a un grande calo di effettivi appuntamenti fissati, come abbiamo visto nel nostro approfondimento sul lead management nella chirurgia estetica e nella medicina estetica.

Inoltre, le richieste pervenute erano estremamente disorganizzate e gestite tramite singole email, telefonate, senza un processo lineare e controllabile. Era necessario stabilire un metodo preciso.

Una volta trovati gli strumenti giusti, abbiamo configurato tutti i collegamenti, li abbiamo testati e ci siamo assicurati che funzionassero in modo impeccabile, senza tralasciare alcun potenziale paziente.

I risultati sono stati sorprendenti fin dai primi giorni:

• Il cliente era soddisfatto e aveva un problema in meno 🏅
• Gli utenti erano felici di non dover attendere giorni per il primo contatto 😁
• Maggiore risposta da parte degli utenti rispetto ai contatti telefonici manuali 📈
• Agenda del centro medico più piena, ottimizzando il tempo degli operatori e massimizzando il fatturato 📆
• Se hai bisogno di sviluppare una strategia basata su WhatsApp o di rivedere la tua generazione di lead / aumento di pazienti, il nostro team è a tua disposizione per valutare il caso senza impegno e discutere le prossime mosse.

Se sei interessato a strategie di marketing per aumentare i pazienti, ti invitiamo a leggere i nostri casi di studio e gli altri articoli del blog dedicati a questo argomento.